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Managing change: 4 practical tips

ESPAÑOL

There is no doubt — in today’s environment — that the organization that does not change to face challenges and seize opportunities, or does not do it in time, is doomed. The effectiveness and speed of change are therefore key to survival and success.

I share herewith some practical tips, learned from mistakes made and avoided over several decades of triggering, managing and culminating processes of company change of all kinds: organizational, business model, strategical, cultural, etc.

Organizations must adapt to a constantly moving environment to survive

1. Let’s make it simple

As complex as a change management project can be, its overall objectives can be broken down into concrete, simple and individualized sub-goals. This will help us making some decisions and increasing the speed of implementation, by dividing the project into simpler and delegable parts that, in addition, will be easier to adjust when needed.

For instance, the goal of placing the customer at the center of our action and improving our understanding of his needs and opinions, formulated as such, can be seen as a vague, interpretable and difficult to translate into individual behaviors. On the other hand, if we ask the sales team to include in their sales reports – simply and systematically – a number of customers’ answers to specific questions, the effort required to for this group to contribute to the process is greatly reduced, without diverting individuals from their priority objective: to sell. Area managers, back office staff and the sales manager can as well have specific sub-goals relevant to their activity, always consistent with the overall objective.

2. Change is about behaviors

Every complex change management project can be translated into a set of modifications of individual and collective specific behaviors and habits.

Behaviors relate to people, individually and in teams. No matter how high in the organization the change intent comes from or how much pressure is exerted for its advancement, if most of the individuals and teams responsible to actually modify their behaviors are not committed to it, change will not happen or fail.

According to psychology experts, the thought-feeling-action axis is a key to understand human behavior. We do what we think is right, what we understand and agree with, or what we believe that will positively impact us and our group and make us feel best. Last, sometimes we act automatically, without questioning our reasons, driven by habit or comfort. In any case, these three elements – thought, emotions and action- are always there to some extent behind our behaviors.

Logically, it is essential that the originators of change, at top level base their drive on their shared conviction of the need and determination to carry it out; they must accompany that conviction with its decisions, gestures and daily behavior. Shared or, at least, consensual thinking is essential at that level.

Beyond that top group, throughout the whole organization involved, the reasons for embracing the new behaviors can be diverse: sharing the analysis and the convenience of the proposed change, trusting the management, feeling part of the team, expecting positive personal outcome, contributing to the organization’s future, etc. Some individuals will just follow instructions without further questioning.

The change manager must assure a clear and consistent communication about the reasons, benefits and implications of change. This will offer everybody a reason to join the common goal. Everyone should be able to select what seems the best reason for him/her. Trying to gather a uniform team of convinced, enthusiastic or obedient individuals is unrealistic and, above all, useless. There will always be a mix of elements, and that’s good.

3. The perfect plan is never implemented

In complex processes, such as business change, it is impossible to anticipate everything and consider all the possible impacts and reactions of the environment. Waiting for the perfect plan to initiate change is a guarantee that we will not move forward (the well-known “analysis paralysis”).

It is compulsory to establish very clear targets and ultimate goals, the “red lines” that will never be trespassed and, in addition, provide for very agile and effective routines of monitoring, reporting and adjustment of decisions. This action-monitoring-adjustment routine, besides facilitating the process acceleration, brings the added value of enhancing the organizational understanding and know-ho on the key factors and dynamics of the business: it brings organizational learning.

In short, once the overall goals, the individual and team targets and the expected specific actions are set and shared, we should move ahead and be prepared to make corrections on the fly.

4. The value of the outside look

There are three relevant elements normally present in every change management process:

– Any substantial change process implies for the organization an overload of work and a potential defocusing on the business which, in the meantime, must go on (the plane must be modified in mid-flight!)

– Changing methods, organizations and systems that were once effective and successful can generate susceptibility among the people – managers and the rest of the team – who implemented them, even if they understand the need and convenience of doing so. Not taking the change objectives personally requires a significant effort of objectivity from internal staff.

– Every process of change, especially if it touches organization and culture, generates tensions and sometimes involves making difficult decisions which might affect the work of some people and harm the long-term stability and harmony of the team.

To address these three potential adverse effects of the process of change, it is highly convenient to bring on board someone experienced in processes of change who brings an external and objective look, not contaminated by the history of personal relationships and without having to simultaneous this mission with the day-to-day life of the business.

Author’s profile J. Miguel Noriega

Gestión del cambio: 4 ideas prácticas

A nadie le queda duda alguna de que — en el entorno actual — la organización que no cambia, o no lo hace a tiempo, para afrontar los retos y aprovechar las oportunidades, está condenada. La eficacia y la velocidad del cambio son, por tanto, claves para la supervivencia y el éxito.

A continuación, comparto algunas ideas prácticas, resultado de errores cometidos y evitados durante varias décadas desencadenando, gestionando y culminando procesos de cambio empresarial de todo tipo: de organización, de modelo de negocio, de estrategia, de cultura, etc.

Las organizaciones han de adaptarse a un entorno en movimiento permanente para sobrevivir

1. Hagámoslo sencillo

Todo proyecto de cambio, por complejo que sea, puede descomponer sus grandes objetivos en subobjetivos concretos, sencillos e individualizables, lo que nos ayudará a tomar algunas decisiones y aumentará la velocidad de implantación, al dividir el proyecto en partes más simples y delegables que, además, podrán corregirse más fácilmente cuando sea necesario.

Por ejemplo, el objetivo de situar al cliente en el centro, mejorar la comprensión de sus necesidades y opiniones, para aumentar las ventas, así formulado puede resultar muy vago, sujeto a interpretación y difícil de traducir en conductas individuales. Por el contrario, si pedimos al equipo de vendedores que, en su reporte de visita comercial, de manera simple y sistemática, recojan las respuestas de los clientes a preguntas concretas, el esfuerzo exigido a cada vendedor para contribuir al cambio se reduce considerablemente y no le desvía de su objetivo prioritario: vender. Los jefes de zona, la administración de ventas o el director comercial podrán tener por su parte subobjetivos concretos y relevantes a su actividad, siempre coherentes con el objetivo general.

2. El cambio se traduce en comportamientos

Todo cambio, aunque se apoye en modelos teóricos bien pensados y articulados, consiste en la modificación de una serie de conductas y hábitos concretos.

Los comportamientos corresponden a las personas, individualmente y en grupo. Sin la determinación de una gran parte del equipo de cambiar sus conductas, sus acciones, el proyecto de cambio no sucederá o fracasará, aunque surja de lo más alto de la organización y por más presión que se ejerza para su implantación.

Nuestras conductas, dicen los expertos en psicología, tienen que ver con el eje pensamiento-emoción-acción. Hacemos lo que pensamos que es lo correcto, aquello que comprendemos y con lo que estamos de acuerdo, o bien aquello que sentimos que nos va favorecer o favorecer a nuestros allegados, lo que nos va a hacer sentirnos mejor. Por último, parte de nuestras acciones las ejecutamos de manera casi automática, sin plantearnos el porqué, por hábito o comodidad. En todo caso, esos tres elementos, pensamiento, emoción y acción, siempre están presentes en todo lo que hacemos, en mayor o menor medida.

Es fundamental que quienes toman la decisión de emprender el cambio, al más alto nivel, lo hagan basados en la convicción de la necesidad y la determinación de llevarlo a cabo, y acompañen su convicción con sus decisiones, gestos y conductas cotidianas. El pensamiento compartido o, al menos, consensuado, es imprescindible a ese nivel.

Fuera de ese grupo, y a través de toda la organización concernida, las motivaciones para abrazar las nuevas conductas pueden ser diversas: compartir el análisis y la conveniencia del cambio propuesto, confiar en el equipo directivo, sentirse unido al equipo, pensar en las ventajas individuales del cambio, contribuir al futuro de la organización, etc. También hay quien, simplemente, se contentará con seguir instrucciones, cumplir órdenes, sin planteárselo más.

Todo gestor del cambio ha de asegurarse de comunicar clara e insistentemente sobre las razones, los beneficios y las implicaciones de todo tipo del cambio. Ofrecer a todas las personas una razón para conectar con el objetivo común. Que cada uno pueda elegir lo que mejor le parezca: finalmente, lo más importante es que el cambio de conductas se lleve a cabo. Pretender conseguir un equipo uniforme de convencidos, entusiasmados u obedientes es poco realista y, sobre todo, inútil. Siempre habrá una mezcla de elementos, y eso es bueno.

3. El plan perfecto nunca se implanta

En procesos complejos, como el cambio empresarial, es imposible prever todo y considerar todos los posibles impactos y reacciones del entorno. Esperar a tener el plan perfecto para iniciar el cambio es la garantía de que no avanzaremos (la tan conocida “parálisis por análisis”).

Es imprescindible establecer claramente objetivos finales del proceso, sus razones últimas, las “líneas rojas” que nunca deban sobrepasarse y, sobre todo, prever unas rutinas muy ágiles y eficaces de verificación, retroalimentación y ajuste de las decisiones. Además de acelerar el proceso, esta mecánica de acción-verificación-ajuste aporta el valor adicional de mejorar la comprensión por la organización, a todos los niveles, de los factores que afectan a nuestra actividad: aumenta el conocimiento interno.

En definitiva, si tenemos claros los objetivos generales, la misión de cada uno y las acciones concretas a emprender, es mejor comenzar cuanto antes y estar dispuestos a introducir correcciones sobre la marcha.

4. El valor de la mirada externa

Hay tres elementos relevantes que suelen acompañar todo proceso de cambio:

– Todo cambio significativo implica una sobrecarga de trabajo y una potencial dispersión de la atención sobre el negocio que, mientras tanto, ha de seguir en marcha (¡hay que modificar el avión en pleno vuelo!).

– Cambiar métodos, organizaciones y sistemas que fueron eficaces y exitosos puede generar suspicacias entre el personal — directivos y resto del equipo— que las pusieron en marcha, aunque entiendan la necesidad y conveniencia de hacerlo. Ello requiere un esfuerzo importante de objetividad del personal interno, una despersonalización de los objetivos del cambio.

– Todo proceso de cambio, especialmente si es organizativo y cultural, genera tensiones e implica decisiones no siempre fáciles de adoptar, que pueden afectar al trabajo de algunas personas y que pueden perjudicar la estabilidad y armonía a largo plazo del equipo.

Para gestionar estos tres efectos potencialmente adversos del proceso de cambio, es muy conveniente contar con alguien experimentado en procesos de cambio y que, a la vez, arroje una mirada externa y objetiva, no contaminada por la historia de relaciones personales y que no tenga que simultanear su misión con el día a día del negocio.

Perfil del autor J. Miguel Noriega

También publicado en Manager in Motion

The Champions of Strategy

ESPAÑOL

The Company’s top administration body, usually the Board of Management, sets the long-term strategic goals, frequently taking into consideration the input of the top executive: the CEO or Managing Director.

At their turn, the CEO and the management team, elaborate, propose and, after the Board approval, execute the most convenient strategy to achieve the strategic goals. The key executives are, therefore, the Champions of the Strategy.

The implementation of a new strategy, due to the setting of new goals or to the adjustment of the previous strategy, should trigger the review of the suitability of the executive team in charge of carrying it out, either revalidating or altering its composition.

The ideal executive team must meet suitability requirements in two basic aspects:

  • Capability: to have the necessary competence and empowerment
  • Willingness: to be aligned and committed to both the strategic goals and the strategy to be implemented

There’s consensus between management experts on the importance of counting with competent and empowered executive teams committed to the business strategic success. Paradoxically, a systematic and regular analysis of the alignment of key executives with goals and strategic is far from frequent. Skipping this control might jeopardize the accomplishment of strategic goals and cause talent and opportunity losses.

Competence and Empowerment

When appointing an executive team to elaborate and execute a strategy to achieve the company goals, one must start by analysing and comparing needed and existing competences: does our management team the necessary competences (knowledge, skills and experience) to elaborate and implement the strategy? This is a dynamic checking, as company goals evolve with environment and business change: the ideal executives to reach yesterday’s goals are not necessarily (or not yet) the right ones to achieve tomorrow’s.

Moreover, managers with the necessary competences for the formulation and execution of the strategy must be sufficiently empowered to do it, through their formal (organizational position and decision-making power) and informal (based on authority, track-record and trust) leadership.

The double verification of Competence / Empowerment is an effective tool for the selection of management teams fit for the formulation and implementation of a specific strategy, according to their degree of specialization; for instance, different executive profiles are needed to implement a growth strategy than those idoneous to lead transformation, restructuring or profitability increase strategies.

We can illustrate this double verification with a simple graph:

An executive team located in zone A, highly competent and empowered, operating with sufficient autonomy, will maximize the chances of a successful implementation of a specific strategy.

In the absence of executives in zone A, managers in zone B (duly empowered) or in zone C (through a timely development of their skills) can be a good alternative. It is important to highlight that many senior executives or management teams with a successful track record fall in this area C when the company requires a significant turnaround in its strategy or substantially changes its long-term goals. In this case, the company should consider the temporary incorporation of one or more A zone executives, while the management team acquires the necessary missing skills.

Many strategies fail due to a non-systematic and rigorous application of this type of verification: zone B executives entrusted with the strategic mission often end up frustrated and burned-out, as they feel competent but powerless; in turn, executives in zone C who assume responsibility for the strategy will likely lose the confidence of the Board and end up in zone D.

Competent and empowered but… committed?

Executives who have the competence and empowerment necessary to carry out the strategy and achieve the long-term goals are potential candidates to form the team of Strategy Champions. To confirm their suitability, a final verification is needed: what is their degree of commitment to this mission?

This analysis is not about checking the loyalty and good faith of top executives, which is an initial assumption. It is about testing the degree of alignment of this team, in charge of leading the strategy, with the two key elements:

  • Are they aligned and committed with the long-term goals set by the Board?
  • Are they convinced that the selected strategy is the best one to achieve those goals?

One way to ensure this alignment and commitment from the start is to allow and encourage the contribution of senior executives to the setting of strategic goals by the Board, as well as the constructive dialogue between the Board and the Management Team in assessing and approve the strategy. The objectives and strategy created in this way will be more accurate and have greater odds of success.

It is, however, difficult to appraise the degree of commitment of an executive by means other than an open, candid and unbiased discussion.

However, it is difficult to assess the degree of commitment of an executive by means other than an open, honest and unbiased discussion.

It is also possible to graphically illustrate this last verification:

The ideal team will be led and integrated by Strategy Champions, aligned and identified with the long-term Goals and the chosen Strategy. However, the team may include Executors (capable of implementing a strategy without completely sharing the objectives pursued) and Critical Experts (who, without jeopardizing the advancement in the implementation of the strategy, may contribute with ideas for its improvement and optimization).

Managers who, being competent and empowered to participate, are not aligned with either the Goals or the Strategy cannot be involved in its implementation. They can be in charge and focus on other projects, although they often end up leaving the organization in search of projects to identify with.

Champions of Strategy

In summary, a critical process for the survival and success of the Company, such as the achievement of the Strategic Objectives and the determination and implementation of the Strategy, must be assigned to competent managers committed to those particular specific objectives and strategy.

Whilst it is a frequent practice in many companies, it is not advisable to leave a revisited strategy and goals in the hands of the existing management team without validating its suitability and commitment to accomplish it.

This recommended practice is not intended to install distrust between the CEO, the Management Team and the Board, rather the opposite: Boards can trust a CEO able to recognize and address the need to reinforce the top team with executives counting with the necessary competences to implement the strategy.

Author’s profile J. Miguel Noriega

Campeones de la Estrategia

ENGLISH

El máximo órgano directivo de la empresa, normalmente el Consejo de Administración, establece los objetivos estratégicos del negocio a largo plazo, en muchos casos teniendo en cuenta la opinión del máximo ejecutivo, normalmente el Consejero Delegado o Director General.

Por su parte, el Consejero Delegado, junto con su equipo de dirección, elaboran, proponen y, tras la aprobación del Consejo, ejecutan la estrategia más conveniente para la consecución de los objetivos estratégicos. Los directivos clave son, por tanto, los Campeones de la Estrategia de la compañía.

La puesta en marcha de una nueva estrategia, ya sea por el establecimiento de nuevos objetivos o como corrección de la estrategia previa, aconseja la revisión de la idoneidad del equipo directivo responsable de la misión de llevarla a buen término, revalidando o alterando su composición, según los casos.

El equipo directivo ideal ha de cumplir con unos requisitos de idoneidad en dos aspectos básicos:

  • Poder: contar con la competencia y la capacidad de acción necesarias
  • Querer: estar alineado y comprometido tanto con los objetivos estratégicos como con la estrategia a implantar

Existe un amplio consenso en el mundo de la gestión empresarial sobre la importancia de contar con equipos directivos competentes, capacitados y comprometidos con el éxito de la estrategia del negocio. Paradójicamente, no es tan frecuente un análisis sistemático y periódico del grado de alineamiento de los directivos-clave con los objetivos y la estrategia. Saltarse este control puede dificultar el cumplimiento de los objetivos estratégicos y provocar pérdidas de talento y de oportunidades.

Competencia y Capacidad de Acción

Cuando se encomienda a un equipo directivo la elaboración y ejecución de una estrategia para alcanzar los objetivos de la empresa, la primera verificación importante es el análisis de las competencias existentes y necesarias: ¿tiene nuestro equipo de dirección las competencias (conjunto de conocimientos, habilidades y experiencia) necesarias para formular e implantar la estrategia? Esta verificación es dinámica, pues los objetivos de la empresa cambian con el entorno y la propia evolución del negocio: los directivos idóneos para alcanzar los objetivos de ayer no necesariamente lo son — o no lo son en este momento — para alcanzar los objetivos de mañana.

Además, los directivos que poseen las competencias necesarias para la formulación y ejecución de la estrategia han de disponer de la suficiente capacidad de acción («empoderamiento») para hacerlo, mediante su liderazgo formal (emplazamiento en el organigrama y delegación de capacidad de decisión suficiente) e informal (el grado de influencia que ejerzan en la organización por medio de su autoridad, historia o relaciones de confianza).

El doble análisis Competencia/Capacidad de Acción es una herramienta eficaz para la selección de equipos directivos idóneos para la formulación y puesta en marcha de una estrategia determinada, según su grado de especialización: por ejemplo, para poner en marcha una estrategia de crecimiento se necesitan perfiles directivos diferentes a los ideales para liderar una estrategia de transformación, de reestructuración o de aumento de la rentabilidad.

Podemos ilustrar esta doble verificación con un sencillo gráfico:

Para maximizar las posibilidades de éxito en la puesta en marcha de una determinada estrategia, se ha de constituir un equipo directivo emplazado en la zona A, con alta competencia para esa estrategia concreta y alta capacidad de acción, es decir, con suficiente autonomía para formularla e implantarla.

A falta de directivos en la zona A, se puede recurrir a directivos en la zona B (proporcionándoles más capacidad de maniobra, «empoderándolos») o en la zona C (mediante el desarrollo de competencias, si es que puede lograrse a tiempo). Es importante resaltar que muchos máximos ejecutivos o equipos de dirección de eficacia demostrada en el pasado pasan a situarse en esta zona C cuando la empresa requiere dar un giro significativo a su estrategia o cambia de manera sustancial sus objetivos a largo plazo. En último caso, la empresa debería plantearse incorporar temporalmente uno o varios directivos que se sitúen directamente en la zona A, mientras su equipo de dirección adquiere las competencias necesarias.

Muchas estrategias fracasan por no llevar a cabo este sencillo análisis de manera rigurosa: los directivos en zona B llamados a implantarla acaban “quemados” por sentirse capacitados pero impotentes y los de la zona C acaban defraudando la confianza depositada en ellos, pudiendo acabar cayendo en la zona D.

Competentes y empoderados, pero ¿convencidos?

Los ejecutivos que poseen la capacidad de llevar a buen término la estrategia y alcanzar los objetivos a largo plazo son sólidos candidatos a constituir el equipo de Campeones de la Estrategia. Pero para confirmar su idoneidad, es necesaria una segunda verificación: ¿cuál es su grado de compromiso con esta misión?

No se trata, con este análisis, de comprobar la lealtad y buena fe de los directivos, que se da por hecho. Se trata de poner a prueba el grado de convencimiento de este equipo que ha de liderar la estrategia sobre los dos puntos clave:

  • ¿están convencidos y comprometidos con los objetivos a largo plazo fijados por el Consejo?
  • ¿consideran que la estrategia formulada y acordada es la más apropiada para lograr estos objetivos?

Una forma de asegurar este alineamiento y compromiso desde el principio es permitir y estimular la contribución de los altos directivos a la fijación de los objetivos estratégicos por parte del Consejo, así como el diálogo constructivo entre el Consejo y la Dirección a la hora de evaluar y aprobar la estrategia. Los objetivos y estrategia construidos de esta manera serán más certeros y tendrán una mayor probabilidad de éxito.

En cualquier caso, es difícil estimar el grado de compromiso de un directivo si no es a través de un diálogo abierto y sin prejuicios.

También es posible ilustrar gráficamente esta segunda verificación:

El equipo ideal estará liderado e integrado por Campeones de la Estrategia, alineados e identificados con los Objetivos y la Estrategia escogida. No obstante, el equipo puede integrar a Ejecutores (capaces de implantar profesionalmente una estrategia sin compartir los objetivos perseguidos) y a Expertos Críticos (que, sin obstaculizar la implantación de la estrategia, aporten ideas para su mejora y optimización).

Los directivos que, teniendo la capacidad de hacerlo, no están alineados ni con los objetivos ni con la estrategia no pueden implicarse en su implantación. Siendo ejecutivos válidos y de confianza, pueden dedicarse a otros proyectos, aunque es habitual que acaben dejando la organización en busca de proyectos con los que identificarse.

Campeones de la Estrategia

En suma, un proceso crítico para la supervivencia y el éxito de la Compañía como es la consecución de los Objetivos Estratégicos y la determinación y puesta en marcha de la Estrategia debe dejarse en manos de directivos competentes y comprometidos con esos objetivos y esa estrategia en concreto.

No es suficiente, aunque sea práctica habitual en muchas empresas, dejar la estrategia en manos del “equipo directivo habitual” sin validar su idoneidad y compromiso para llevarla a buen puerto.

No se trata, insisto, de instalar la desconfianza entre el Director General y el Consejo, más bien lo contrario. Reconocer que ningún directivo es idóneo para liderar todas las situaciones y actuar en consecuencia, incorporando en cada momento al más alto nivel ejecutivo — desde la propia organización o desde fuera de ella — a directivos con las competencias necesarias, refuerza la confianza del Consejo en el ejecutivo y los resultados a largo plazo.

Perfil del autor J. Miguel Noriega

También publicado en interimTalentia

The Smart Budget

ESPAÑOL

Budgeting, as an important tool of business management, became widespread in the United States after World War II, based on public finances management models (probably one of the few examples of management innovation transfer from the public to the private environment).

Nowadays, most companies elaborate a yearly Budget as a way to anticipate their financial performance and statements for the year(s) to come.

Strategic Plan vs. Budget

The Strategic Plan contains the business objectives that the company sets for the coming years. It is formulated in qualitative, quantitative and temporal terms, and is the document that should guide the action of all the people in the company. Its formulation, approval and review is the responsibility of senior management and the Board of Directors.

The Budget, on the other hand, is the expression in quantitative (mainly financial) terms of certain scenario compatible with the Strategic Plan, with a triple objective:

  • Check the feasibility of the chosen strategy, that must provide sufficient profitability to ensure business continuity.
  • Ensure the availability of the human, material and financial resources necessary for the execution of the strategy.
  • Allow the short-term monitoring of the execution of the Strategic Plan, comparing actual with planned figures.

The Budget reflects just one of the scenarios compatible with the execution of the strategy, since it is unusual (and certainly very risky) that there is a single way to achieve success with the Strategic Plan.

Experience teaches that the probability that the scenario chosen in the Budget is exactly the one that finally occurs is very small, especially in dynamic and volatile markets (is there any stable market left?). That is why it is advisable to perform one or several Budget updates throughout its life, adapting it to reality and confirming that the execution of the strategy is still ongoing and is still feasible, even if it is not exactly the way it was foreseen in the original Budget.

Many more actors are involved in the preparation of the Budget than in the Strategic Plan. All departments and functions, usually coordinated by the financial department, must somehow participate in its construction and follow-up. The Budget approval and review is usually the responsibility of senior management.

When the Budget fulfils well the objectives mentioned above and is also flexible and dynamic enough not to become obsolete throughout the year, it becomes an essential management tool: the Smart Budget.

The limitations of budgeting

I will not dare to question the value and the need for an adequate budget, even for small businesses. On the contrary, I believe that, effectively used, there are few tools more useful than the Budget to control the evolution of the business and guarantee the availability of the essential resources for its survival and growth.

However, I have observed throughout my career situations in which an inadequate use of the Budget limits its usefulness, being able to turn it into a value-destroying element. A few examples follow:

Confounding the Budget with the Strategic Plan: placing both plans at the same level of relevance, or even positioning the Budget above the Strategic Plan, is a surprisingly common mistake, even in large organizations. In case of conflict, the strategy must prevail.

Setting the Budget as the sole objective of individuals and teams: managers who believe that compliance with short-term plans is the most important thing usually set the objectives of the company and its teams around the achievement of Budget figures. This is not necessarily a problem, as long as the main objective of the organization and its members is the execution of the Strategic Plan.

All team members must be able to identify their role in achieving the strategic objectives and understand how this translates into short-term quantitative objectives, embodied in a Budget. There should not exist functions or departments that we cannot relate some way to the strategic objectives of the organization. The Budget and its successive adaptations can make part of the objectives of teams and people as long as it is clear that the Budget itself is not the ultimate objective.

– Considering the accuracy of the Budget as a measure of excellence.

The success of the company lies largely in the fulfilment of its Strategic Plan. Being capable to build a realistic Budget (sales team calculating a reliable sales forecast, marketing team correctly estimating the impact of a campaign, finance team correctly anticipating the evolution of costs and cash flows, etc.) is a good evidence of business acumen and professionalism, but it should not be considered a key performance evaluation point.

In today’s changing environment, time and resources dedicated to the preparation of the Budget should be discrete and balanced with the existence of agile and flexible processes to make it evolve over time. This swift adaptability is a better indicator of excellence – in my opinion – than the accuracy of the initial forecast.

– The Budget tyranny: killing the ambition. When reaching the objectives of the Budget (“making your numbers”) becomes the main objective, three main threats are at stake:

  • Organizations focusing on the very short term, on “matching the target”, on achieving instrumental objectives and neglecting strategic ones.
  • The elaboration of the Budget becoming a political process in which more or less affordable objectives are “negotiated”.
  • The most damaging one: missing opportunities to go beyond the planned achievement or to accelerate the fulfilment of the strategy, since the performance measurement standard is the Budget. Going the extra mile is not valued or rewarded.

When this happens, the interests of the shareholders (reflected in the Strategic Plan drawn up by the Board) and of the employees could undertake a very negative divergence.

Shared strategy and entrepreneurship

An inappropriate or flawed approach to the functions of the Budget can generate serious business dysfunctions.

Fortunately, there are ways to avoid these blunders, this is, to build and use a Smart Budget: all them have to do with working with and for the people, the team members.

First, the clear formulation and broad communication of the company’s main strategic lines allows each individual to identify their contribution to the achievement of the strategic objectives and understand how short-term objectives are just a tool to achieve the former, more important ones. Additionally, by establishing and clearly communicating to the organization the ultimate goal of the preparation and monitoring of the Budget we will certainly contribute to its optimal use.

Likewise, by promoting (through the incentives’ and professional development’s policies) the development of the entrepreneurial spirit and stimulating the contribution of every team member to the Company’s goals, we will guarantee to a greater extent the commitment of the professionals with the strategy, objectives and interests of the Company and its shareholders. It is amazing to note how an organization involved and committed to the strategy can enhance, improve it and exceed the initially planned objectives.

Open communication and building a shared and strong business culture, together with adequate incentives’ and professional development’s policies, are key to aligning the organization’s short-term work, using powerful tools such as the Smart Budget and its control, with the achievement of the long-term objectives embodied in the Strategic Plan.

Author’s profile J. Miguel Noriega

El Budget Inteligente

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Por lo que parece, la presupuestación o budgeting como herramienta importante de gestión empresarial se generalizó en los Estados Unidos tras la Segunda Guerra Mundial, tomando el modelo de la gestión pública de la economía (probablemente, uno de los contados casos en que la innovación en la gestión se transfiere de lo público a lo privado, y no al contrario).

Hoy en día, prácticamente todas las empresas elaboran un presupuesto o Budget (me permito el barbarismo, al ser este el término más comúnmente utilizado en empresas nacionales o internacionales) como manera de anticipar sus estados financieros del año o los años siguientes.

Plan Estratégico vs. Budget

El Plan Estratégico recoge los objetivos de negocio que la compañía se marca para los próximos años. Se formula tanto en términos cualitativos como cuantitativos y temporales, y es el documento que ha de guiar la acción de todas las personas de la compañía. Su formulación, aprobación y revisión es responsabilidad de la alta dirección y del consejo de administración.

El Budget, por su parte, es la traducción en términos cuantitativos (principalmente financieros) de un escenario compatible con el Plan Estratégico con un triple objetivo:

  • Comprobar la viabilidad de la estrategia escogida, que ha de proporcionar una rentabilidad suficiente para garantizar la continuidad del negocio.
  • Asegurar la disponibilidad de los recursos humanos, materiales y financieros necesarios para la ejecución de la estrategia.
  • Permitir la monitorización a corto plazo de la ejecución del Plan Estratégico, comparando la realidad con lo previsto.

El Budget refleja únicamente uno de los escenarios compatibles con la ejecución de la estrategia, pues es raro (y sin duda muy arriesgado) que sólo exista un escenario de éxito del Plan Estratégico.

La experiencia nos muestra que la probabilidad de que el escenario escogido en el Budget sea exactamente el que finalmente ocurra es muy pequeña, especialmente en mercados dinámicos y volátiles (¿queda alguno que no lo sea?). Por eso es recomendable someter el Budget a una o varias revisiones a lo largo de su vida (normalmente, anual), adaptándolo a la realidad y permitiendo confirmar que la ejecución de la estrategia sigue su curso y sigue siendo viable, aunque no sea exactamente de la manera en que se previó en el Budget original.

En la elaboración del Budget intervienen muchos más actores que en el Plan Estratégico. Es un documento en el que necesariamente han de participar todos los departamentos y funciones, y suele ser coordinado por el departamento financiero. La aprobación y revisión suele ser responsabilidad de la alta dirección.

Cuando el Budget responde bien a los objetivos mencionados más arriba y es, además, suficientemente flexible y dinámico para no quedar obsoleto a lo largo del año, se convierte en una herramienta imprescindible en la gestión: el Budget Inteligente.

Los límites del Budget

No seré yo quien ponga en duda la utilidad y la necesidad de elaborar un Budget, incluso para negocios de pequeña entidad. Al contrario, creo que -bien utilizado- hay pocas herramientas más útiles que el Budget para controlar la marcha del negocio y asegurar la disponibilidad de los recursos imprescindibles para la supervivencia y crecimiento del mismo.

No obstante, he observado a lo largo de mi carrera situaciones en las que un uso inadecuado del Budget limita su utilidad, pudiendo llegar a convertirlo en un elemento destructor de valor. Cito aquí algunas de ellas:

Confundir el Budget con el Plan Estratégico: poner ambos planes al mismo nivel de importancia o, incluso, situar al Budget por encima del Plan Estratégico es un error sorprendentemente común, incluso en grandes organizaciones. En caso de conflicto, la estrategia ha de prevalecer.

– Uso del Budget como único objetivo de personas y equipos: los directivos que consideran que el cumplimiento de los planes a corto plazo es lo más o incluso lo único importante, suelen fijar los objetivos de la empresa y de sus equipos alrededor de la consecución de las cifras del Budget. Ello no es necesariamente un problema, siempre y cuando el objetivo principal de la organización y de sus integrantes sea la ejecución del Plan Estratégico.

Cada miembro del equipo ha de ser capaz de identificar su papel en la consecución de los objetivos estratégicos y de entender cómo ello se traduce en unos objetivos cuantitativos a corto plazo, plasmados en un Budget. No deberían existir funciones o departamentos que no podamos relacionar de alguna manera con los objetivos estratégicos de la organización. Por tanto, el Budget y sus sucesivas adaptaciones pueden formar parte de los objetivos de equipos y personas, pero sin olvidar que, en sí, el Budget no es el objetivo.

– Considerar la precisión del Budget como criterio de excelencia.

El éxito de la empresa radica en gran medida en el cumplimiento de su Plan Estratégico. Ser capaz de elaborar un Budget ajustado a la realidad (comercial calculando una previsión de ventas fiable, marketing estimando correctamente el impacto de una campaña, finanzas previendo la evolución de los costes y de la tesorería, etc.) es una cualidad deseable en toda organización. Es prueba de conocimiento del negocio y de profesionalidad, pero no debería ser un criterio principal de evaluación del desempeño.

En el entorno cambiante que hoy es la norma, vale la pena moderar el tiempo y recursos dedicados a la preparación del Budget y prever unos procesos ágiles y fáciles para hacerlo evolucionar en el tiempo. Esta capacidad de adaptación es un mejor indicador de excelencia -a mi juicio- que el acierto en la predicción estática inicial.

La dictadura del Budget: la liquidación de la ambición. Cuando alcanzar los objetivos del Budget (“conseguir las cifras”) pasa a ser el objetivo principal, se corren tres riesgos principales:

  • Que las organizaciones se concentren en el muy corto plazo, en “cuadrar los números”, alcanzar objetivos instrumentales y descuidar los objetivos estratégicos.
  • Que la elaboración del Budget se convierta en un proceso político en el que se “negocia” unos objetivos más o menos asequibles (los que se sabe que se pueden asegurar).
  • El más grave de los tres, que se pierdan oportunidades de llegar más allá de lo inicialmente previsto, de avanzar más rápidamente en la consecución de los objetivos estratégicos, puesto que el patrón de medida de desempeño es el Budget. No vale la pena realizar esfuerzos adicionales o de conseguir mejores resultados más rápido.

En estos tres casos, los intereses de los accionistas (traducidos en un Plan Estratégico elaborado por el Consejo) y de los empleados experimentarían una muy peligrosa divergencia.

Estrategia compartida y espíritu emprendedor

Un enfoque inadecuado o viciado de las funciones del Budget puede provocar serias disfunciones en las organizaciones empresariales.

Existen, afortunadamente, maneras de evitar caer en estos errores, es decir, de construir y utilizar un Budget Inteligente: todas ellas pasan por trabajar con y para las personas, los miembros del equipo.

En primer lugar, la formulación clara y la comunicación amplia de las líneas estratégicas principales de la compañía permitirá a cada persona identificar su contribución a la consecución de los objetivos estratégicos y comprender cómo los objetivos a corto plazo no son más que un instrumento para alcanzar los primeros y más importantes. Además, si determinamos y comunicamos claramente a la organización el objetivo último de la elaboración y seguimiento del Budget sin duda contribuiremos a su buen uso.

Asimismo, al fomentar -a través de las políticas de incentivos y de desarrollo profesional- el desarrollo del espíritu emprendedor y el estímulo a la contribución de las personas que integran el equipo, garantizaremos en mayor medida la identificación de los profesionales con la estrategia, objetivos e intereses de la Empresa y de sus accionistas. Resulta sorprendente constatar cómo una organización implicada y comprometida con la estrategia puede llegar a perfeccionarla, a mejorarla y a superar los objetivos inicialmente previstos.

La comunicación abierta, la construcción de una cultura empresarial compartida y potente, junto con una adecuada política de incentivos y de proyección profesional son claves para alinear el trabajo a corto plazo de la organización – usando herramientas como el Budget Inteligente y su control – con la consecución de los objetivos a largo plazo plasmados en el Plan Estratégico.

Perfil del autor J. Miguel Noriega

A second look of the strategy

ESPAÑOL

The passion, the concentration of efforts and the commitment of executives to achieve the long-term objectives – the fulfilment of the company’s mission and social responsibilities towards shareholders, workers and other interested parties- are key elements in the success of any business.

Without a strong team involvement in carrying out the common mission, the long-term success of any company becomes very difficult, if not impossible. Managers committed to their strategy and objectives are personally bound to them, which maximizes the chances of success.

This close link between manager and strategy, while essential, presents an inconvenience not always well recognized and very infrequently addressed by companies: executives observe the strategy -the company business, in general- from the inside and rarely have the opportunity to stand and place themselves in the position of an experienced external observer. What’s more, if they did, they risk losing intensity and focus, both necessary for the successful execution of the strategy.

Without this “putting into perspective” it is easy for some management shortcomings to appear, such as:

Partial perspective

  • Lack of regular benchmarking: comparing with ourselves along the time is not enough
  • Vision exclusively intrasectoral or intra-business: “in this industry it is like this” or “this is how things are done here” impoverishes or eliminates innovation
  • Searching for new answers to the same old questions (lack of “out-the-box” thinking): the possibility of creating a disruption that gives us a competitive advantage is reduced

Excess subjectivity

  • Emotional bonding with strategy and products: how many companies “fall in love” with their products?
  • Emotional bonding with the team and colleagues: trust and teamwork lead to the point of not challenging any decision taken by the peers.
  • Personal and group previous experiences: good and bad experiences lead to repeat or avoid decisions, instead of reviewing and learning from them.
  • Action limited to known ground by managers: one does not usually aspire to the unknown.

Decision making biases

  • Confirmation bias: we select data seeking confirmation of our intuitive thinking
  • Sunk costs: persisting with bad decisions due to irrational attachment to costs (monetary, emotional or reputational) that we cannot recover
  • Group thinking: avoidance of discrepancy
  • Authority bias: lack of constructive challenge to management
  • Bandwagon bias: accommodation to others’ decisions without necessarily agreeing
  • Strategic misrepresentation: unjustified excess of optimism

Nobody questions nowadays the need and usefulness of performing external evaluation exercises, such as financial audits (whether required by the law or by internal regulations), compliance or human resources audits, validations of industrial, IT and logistics processes or even commercial audits. All these processes, naturally integrated in the management practice of the companies, provide an external and expert vision that, properly used, facilitates the continuous improvement of the organizations.

However, it is rather surprising that the formulation and execution of the strategy -probably the activity with the most impact on the mid and long-term results of the companies- does not undergo an external periodic assessment to confirm the adequacy of the decisions taken and / or allow the introduction of adjustments and improvements at the highest level.

Someone may argue that the external validation of the strategy could undermine the leadership of the management team or its first executive, but that is – in sales language – a false objection. In fact, considering the top management of companies as infallible at all times and circumstances is an obvious anachronism.

Quite the contrary, the manager who challenges and tests the quality of his decision-making shows great maturity and solidity as a leader and, without a doubt, will be able to obtain better results in the mid and long term. No one is in possession of the absolute and immutable truth, all human processes are susceptible to improvement, even more those – like the strategic formulation – containing a strong component of subjectivity and that have to do with trust in people, in their capabilities and perceptions.

Therefore, it is highly recommended to include the Strategic Validation* among the periodic practices of the Senior Management and the Board of Directors. An external view, constructive yet unbiased, certainly carried out by professionals with an extensive and wide and comprehensive practical executive background, will improve to some extent – in the vast majority of cases – the strategy formulated or the quality of its implementation. The management team, at the head of the initiative, will be strengthen and the confidence – of the manager himself, of the shareholder and of the board of directors – in the direction taken will be reinforced.

* It should not be confused with the use – in most cases well justified – of external consultants for the organization and implementation of new projects or for the management of organizational change or transformation. The aim of the Strategic Validation is to assess the formulation and implementation of the general strategy, which is part of the responsibilities of the board of directors and / or the senior management.

Author’s profile: J. Miguel Noriega

La otra mirada de la estrategia

ENGLISH

La pasión, la concentración de esfuerzos y el compromiso de los directivos con la consecución de los objetivos a largo plazo, con el cumplimiento de la misión de la empresa y con las responsabilidades sociales -para con accionistas, trabajadores y otras partes interesadas- son elementos clave en el éxito de todo negocio.

Sin una fuerte implicación del equipo en la realización de la misión común, es muy difícil -si no imposible- el éxito a largo plazo de cualquier empresa. Los directivos comprometidos con su estrategia y sus objetivos se vinculan personalmente con éstos, y ello maximiza las posibilidades de consecución del éxito.

Esta vinculación estrecha entre directivo y estrategia, siendo fundamental, presenta un inconveniente no siempre bien reconocido y muy infrecuentemente abordado por las empresas: los directivos observan la estrategia, la empresa en general, desde el interior y raramente disponen de la oportunidad de pararse y situarse en la posición de un observador experimentado externo. Es más, si lo hicieran, se arriesgan a perder intensidad y concentración, ambas necesarias para el éxito en la ejecución de la estrategia.

Sin esa “toma de distancia” es fácil que aparezcan algunos vicios de gestión, como son:

Perspectiva incompleta

  • Ausencia de evaluación comparativa (benchmarking) regular: compararnos con nosotros mismos en el tiempo no es suficiente
    • Visión exclusivamente intrasectorial o intraempresarial: “en esta industria es así” o “aquí se hacen así las cosas” empobrece o elimina la innovación
    • Respuestas a las mismas preguntas (falta de pensamiento “out-the-box”): la posibilidad de crear una disrupción que nos otorgue una ventaja competitiva se reduce

Exceso de subjetividad

  • Vinculación emocional con la estrategia y los productos: ¿cuántas empresas se “enamoran” de sus productos?
    • Vinculación emocional con el equipo y los colegas: la confianza y el buen trabajo en equipo llevado al extremo de no poner en duda ninguna decisión
    • Experiencias previas, personales y de grupo: las buenas y malas experiencias llevan a repetir y evitar decisiones, en lugar de a revisarlas y aprender
    • Limitación de la acción a campos conocidos por los directivos: no se suele aspirar a aquello que no se conoce

Sesgos de toma de decisión

  • Sesgo de confirmación: buscamos confirmar con datos nuestras intuiciones
    • Costo hundido: reincidir en una dirección equivocada
    • Pensamiento grupal: evitación de la discrepancia
    • Sesgo de autoridad: ausencia de crítica constructiva al mando
    • Efecto de arrastre: desvinculación acomodaticia de las decisiones ajenas
    • Tergiversación estratégica: exceso injustificado de optimismo

Nadie discute actualmente la necesidad y la utilidad de realizar ejercicios de evaluación externa como son las auditorías financieras (ya sean exigidas por la regulación o por normas internas), auditorias de cumplimiento, de recursos humanos, validaciones de procesos industriales, informáticos y logísticos o auditorías comerciales. Todos estos procesos, naturalmente integrados en la buena gestión de las empresas, aportan una visión externa y experta que, bien empleada, facilita la mejora continua de las organizaciones.

Resulta cuando menos sorprendente que la formulación y ejecución de la estrategia, probablemente la actividad con más impacto en los resultados a medio y largo plazo de las empresas, no se someta a una contrastación periódica externa, que confirme la adecuación de las decisiones tomadas y/o permita la introducción de ajustes y mejoras al máximo nivel.

Alguien puede aducir que la validación externa de la estrategia menoscaba el liderazgo del equipo directivo o de su primer ejecutivo, pero esa es -en lenguaje de ventas- una falsa objeción. De hecho, considerar a la alta dirección de las empresas como infalible en todo momento y circunstancia y exigir una fe ciega en la estrategia formulada es un claro anacronismo.

El directivo que se cuestiona y pone a prueba la calidad de su toma de decisiones muestra una gran madurez y solidez como líder y, sin duda, podrá obtener mejores resultados a medio y largo plazo. Nadie está en posesión de la verdad absoluta e inmutable, todos los procesos humanos son susceptibles de mejora, más aún aquéllos -como la formulación estratégica- que contienen una fuerte componente de subjetividad y que tienen que ver con la confianza en las personas, en sus capacidades y percepciones.

Por todo ello es altamente recomendable incluir la Validación Estratégica* entre las prácticas periódicas de la Alta Dirección y del Consejo de Administración. Una mirada externa, constructiva, pero sin prejuicios, realizada -eso sí- por profesionales con amplia y variada experiencia ejecutiva práctica, mejorará en alguna medida – en la inmensa mayoría de los casos – la estrategia formulada o la calidad de su implantación. El equipo directivo, al frente de la iniciativa, saldrá reforzado y redoblada la confianza – del propio directivo, del accionista y del consejo de administración- en el rumbo tomado.

* No debe confundirse con el recurso -en la mayor parte de los casos bien justificado- a consultores externos para la organización y puesta en marcha de nuevos proyectos o para la gestión del cambio o transformación organizativa. Se trata de validar la formulación e implantación de la estrategia general, la que forma parte de las responsabilidades del consejo de administración y/o de la alta dirección.

Perfil del autor J. Miguel Noriega

También publicado en interimTalentia

Crecer o no crecer

ENGLISH

El dilema shakespeariano del título se plantea con frecuencia en los consejos de administración y comités de dirección de las empresas. Los dirigentes de empresa, enfrentados a esta disyuntiva, suelen optar de manera natural -casi instintiva- por el crecimiento, cuanto mayor y cuanto antes mejor. Eso lleva a las organizaciones a embarcarse en proyectos ambiciosos de crecimiento apoyados en sus estructuras existentes. Sin poner en causa la conveniencia de pensar en el crecimiento continuado, siempre vale la pena plantearse cuál es la mejor manera de crecer o de seguir creciendo.

Foto Ngai Man Yan

Una empresa de éxito crece necesariamente en los mercados en los que opera, ofreciendo productos y servicios con unas características, una calidad y una forma de hacer propias que determinan su posición en el mercado, a través de la cuota de participación en el mismo.

Llega un momento en que crecer en el mercado en el que operamos se hace difícil: hemos alcanzado una cuota muy alta en un mercado maduro, que difícilmente puede crecer, o el coste de ganar cuota adicional supera ampliamente los beneficios, ya sea por exceso de competencia, aparición de nuevas tecnologías u otras razones.

Las empresas se plantean en ese momento su expansión geográfica, abordar nuevos segmentos de mercado -con los mismos productos adaptados a consumidores diferentes- o, frecuentemente, la introducción de nuevos productos y servicios más o menos relacionados con el portafolio actual, a través de un proceso de diversificación.

Las dos decisiones estratégicas del crecimiento

La gestión adecuada de la estrategia y del riesgo -responsabilidades de todo Consejo de Administración o Comité de Dirección- incluye la evaluación y selección de la estrategia de crecimiento escogida y, igualmente importante, la forma de implantarla. Es conveniente separar ambos análisis y decisiones, pues -de no hacerlo- podríamos estar renunciando a la estrategia más adecuada a causa de la complejidad que representa su implantación en la organización.

Una vez seleccionada la estrategia de crecimiento idónea, es útil pararse a responder algunas preguntas que condicionarán la decisión de la mejor manera de implantarla:

  • ¿Hemos cumplido con la misión empresarial? ¿Qué aporta para ello la línea de crecimiento elegida? Efectivamente, la misión ha de ser una brújula que oriente todos los esfuerzos de la empresa desde el inicio. Así reconoceremos cuándo la misión está viva, es real, y cuándo es una simple frase enmarcada en la pared de la sala del Consejo. Si nuestra misión no nos ayuda a la toma de decisiones de este calibre estratégico, probablemente es el momento de revisarla.
  • ¿Hemos alcanzado el tamaño óptimo de nuestra organización actual, a partir del cual el valor marginal creado no puede sino descender? La eficiencia en costes que aportan las economías de escala no siempre ayuda a mantener el nivel y la calidad del valor que aportamos al mercado. Es necesario identificar ese tamaño que no conviene sobrepasar.
  • La estructura, organización, recursos y equipo actuales ¿son los idóneos para llevar a cabo el plan de crecimiento escogido? ¿No estaremos arriesgándonos a desequilibrar la organización, quemar a nuestros equipos y dañar nuestro negocio actual al exigirles algo para lo que no están preparados? ¿Qué riesgo queremos asumir en nuestro negocio actual para conseguir nuevo crecimiento?

Si al respondernos a estas preguntas y a otras parecidas llegamos a la conclusión de que el crecimiento que planteamos no puede hacerse sin gran riesgo para nuestra organización actual o dentro del marco de nuestra misión, hemos de pensar en otras opciones para no renunciar al crecimiento. Una opción inmediata es la adquisición de un negocio ya existente que nos oriente en la dirección de crecimiento elegida. Esta solución, que casi nunca se ajusta perfectamente a lo que se busca, merece una reflexión independiente. Aquí me concentraré en las soluciones internas, a medida de nuestra empresa y controlables desde dentro.

El crecimiento descentralizado

Jack Welch propugnaba el crecimiento y la innovación de su gigante General Electric a través de la acción autónoma y libre de equipos independientes y ágiles. El conglomerado norteamericano -uno de los paradigmas de la diversificación- supo renunciar a la centralización en aras de su modelo de crecimiento. Cabe pensar que nuestra organización podría beneficiarse de la creación de unidades autónomas, apoyadas en una infraestructura de soporte común, que exploren diversas opciones, que hagan viable el nuevo negocio, como si fueran pequeñas y ágiles start-ups, antes o en lugar de embarcar la compañía en un cambio de escala que le haga perder su tamaño óptimo y su focalización en aquello en lo que ya es buena.

Se trata de ir más allá de las unidades de negocio o divisiones, de crear unidades de emprendimiento realmente autónomas, con un marco propio y capacidad de decisión -dentro de un límite presupuestario que marque los límites del riesgo- libres del peso y las limitaciones de la estructura central.

El modelo de crecimiento descentralizado presenta múltiples ventajas tanto para maximizar las probabilidades de éxito de los proyectos de crecimiento como para dinamizar e impulsar el cambio organizativo y facilitar la gestión del riesgo financiero. Es también una poderosa herramienta de gestión del talento.

Es, en definitiva, una opción a considerar seriamente por las empresas que se enfrentan a una de las decisiones más importantes: crecer y cómo hacerlo.

Perfil del autor: José Miguel Noriega

También publicado en interimTalentia

To grow or not to grow

ESPAÑOL

The Shakespearean dilemma in the title is frequently included in the boards of directors’ and management committees’ agendas. Business leaders, faced with this quandary, tend to opt naturally – almost instinctively – for growth, the greater and the sooner the better. That leads organizations to embark on ambitious growth projects leaning on their existing structures. Without calling into question the convenience of thinking about continued growth, it is always worth considering what is the best way for businesses to grow or keep growing.

Photo Ngai Man Yan

A successful company necessarily grows in the markets in which it operates, offering products and services with certain features and quality and with a certain way of doing that determine their position in the market, through their market share.

There comes a time when growing in the market in which we operate becomes difficult: we have reached a very high share in a mature market, which can hardly grow, or the cost of capturing additional share far exceeds the benefits, either by excess of competition, emergence of new technologies or other reasons.

At that moment, many companies consider either their geographical expansion, or addressing new market segments -with the same products adapted to different consumers- or, frequently, the introduction of new products and services more or less related to the current portfolio, through a diversification process.

The two strategic decisions of growth

The proper management of the strategy and risk – responsibility of any Board of Directors or Management Committee – includes the evaluation and selection of the growth strategy and, equally important, the best way to implement it. It is convenient to separate these two analyses and decisions to avoid the risk of giving up the most appropriate strategy due to the complexity of its implementation in the organization.

Once the ideal growth strategy is selected, it is wise to evaluate some items having an impact on the best way to implement it. We should answer the questions:

  • Have we fulfilled the Company’s Mission? What is the chosen growth strategy contribution to it? Indeed, the mission must be a compass that guides all the company’s efforts. By answering this question, we will know if the Mission is alive, is real, of if it is just a nice phrase decorating the wall of the Board room. If our Mission does not help us to make decisions of this strategic calibre, it is probably time to revisit it.
  • Have we reached the optimum organizational size from which the marginal value created can only drop? The cost efficiency provided by economies of scale does not always help maintain the level and quality of the value we bring to the market. It is necessary to identify that size that should not be exceeded.
  • Are the current structure, organization, resources and equipment suitable for carrying out the chosen growth plan? Are we not risking to unbalance the organization, burn our teams and damage our current business by demanding something for which they are not prepared? What risk are we willing to take in our existing business to achieve new growth?

If, when answering this kind of questions, we conclude that the growth we propose cannot be achieved without great risk to our current organization or within the framework of our Mission, we must think of alternatives so as not to give up our growth strategy. An immediate option is the acquisition of an existing business that will directly place us in the chosen growth direction. This solution, which seldom fits perfectly with what is sought, deserves independent reflection. Therefore, I will focus here on other internal solutions, tailored to our company and controllable from within.

Decentralized growth

Jack Welch advocated the growth and innovation of the gigantic General Electric through autonomous and free action of independent and agile teams. The North American conglomerate – a paradigm of diversification – selectively gave up centralization for the sake of its growth model.

Indeed, our organization could benefit from the creation of autonomous units -backed by a common support infrastructure- that explore different options that would make the new business viable, as if they were small and agile start-ups, before or instead of embarking the company in a change of scale that would make it lose its optimal size and her focus on what already works well.

This is about going beyond the business units or divisions: creating truly autonomous entrepreneurship units, with their own decision-making capacity and framework – within a budget limit marking the limits of the accepted risk – and free of the burden and limitations of the central structure.

The decentralized growth model offers multiple advantages both to maximize the chances of success of growth projects and to boost organizational change and facilitate the management of financial risk. It is as well a powerful talent management tool.

It is definitely an option to be seriously considered by companies that face one of the most important decisions: growing and how to do it.

Author’s profile: José Miguel Noriega